伝言の受け方伝言を受けるときはまず、相手の名前と会社名を確認します。「○○さんから電話がありました」だけでは、どこの○○さんかわからず、こちらから連絡のとりようがない、ということも起こりますので、会社名と部署や役職、あるいは姓名までをきちんと確認します。そして、内容を聞き、要約して復唱します。日時、金額、品名といった数字や固有名詞は、問違いのないよう繰り返して確認し、メモをとります。先方に折り返し電話を入れる必要があるときは、念のため相手の電話番号を尋ねておきます。
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伝言の伝え方電話応対で問題が起こるのは、せっかくかけてもらったのに、用件が本人に伝わらなかったり、伝わっても内容が違っていたりすることです。そういうミスを防ぐために、メモには用件を正確にわかりやすく書き、電話を受けた時刻や受信者の名前を入れておくようにします。